1. Cel i Zakres

Celem niniejszego standardu jest zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony małoletnich uczniów szkół średnich odbywających praktyki zawodowe w Asta Logistics Sp. z o. o.Standard ten jest zgodny z ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1802).

2. Definicje

Spółka: Asta Logistics Sp. z o. o. z siedzibą w Pile.

Małoletni: Osoba poniżej 18 roku życia.

Praktykant: Małoletni uczeń szkoły średniej odbywający praktyki zawodowe w Spółce

Opiekun: Pracownik, pełniący funkcję opiekuna praktyki zawodowej odbywanej przez Praktykanta w Spółce.

Pracownik: Osoba wykonująca obowiązki służbowe na rzecz Spółki na podstawie zawartej ze Spółką umowy (w szczególności umowy o pracę, umowy świadczenia usług, umowy doradczej, umowy menedżerskiej, umowy o zarządzanie) lub na podstawie decyzji organu Spółki (w szczególności powołania)

3. Zasady Ochrony Małoletnich

3.1 Dobór Opiekunów

• Wszyscy Pracownicy, mający bezpośredni kontakt z Małoletnimi (w szczególności Opiekunowie) mają obowiązek przejść weryfikację w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Listę osób, o których mowa w zdaniu poprzednim ustala dział HR Spółki. Weryfikację, o której mowa w zdaniu pierwszym przeprowadza dział HR Spółki.
• Wyboru kandydatów na Opiekunów dokonuje dział HR Spółki w porozumieniu z zainteresowanym Pracownikiem oraz jego bezpośrednim przełożonym.
• Pracownik nie może być dopuszczony do pełnienia funkcji Opiekuna bez uprzedniej zgody działu HR Spółki.
• Opiekun – przed dopuszczeniem do pełnienia tej funkcji, a także na każde żądanie – zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego do działu HR Spółki.
• Opiekun – przed dopuszczeniem do pełnienia tej funkcji, a także na każde żądanie – zobowiązany jest dostarczyć do działu HR Spółki oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwał w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa oraz jednocześnie przedłożyć informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi

 

 

• Opiekun, posiadający obywatelstwo innego państwa niż Rzeczypospolita Polska – przed dopuszczeniem do pełnienia tej funkcji, a także na każde żądanie – zobowiązany jest dostarczyć do działu HR Spółki informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
• Jeżeli prawo państwa obywatelstwa Opiekuna (innego niż Rzeczypospolita Polska) lub państwa, w którym opiekun zamieszkiwał w ciągu ostatnich 20 lat (innego niż Rzeczypospolita Polska) nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, należy przedłożyć informację z rejestru karnego tego państwa.
• Wzory oświadczeń opracowuje dział HR Spółki.

3.2 Szkolenia

• Opiekunowie mają obowiązek przejść szkolenie z zakresu ochrony Małoletnich, które obejmuje w szczególności rozpoznawanie i reagowanie na przypadki przemocy i nadużyć w stosunku do Małoletnich.
• Szkolenia będą organizowane co najmniej raz w roku, w szczególności w formie zdalnej.
• Szkolenia organizuje dział HR Spółki.

3.3 Zasady Postępowania

3.3.1 Obowiązki  Działu HR Spółki

• Nadzór nad prawidłowym przestrzeganiem zasad zapewniających bezpieczne relacje między Małoletnimi a Pracownikami – sprawuje Dział HR Spółki
• Dział HR Spółki w szczególności:
  • Przeprowadza weryfikacje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym;
  • Dokonuje wyboru kandydatów na Opiekunów;
  • Odbiera, weryfikuje i przechowuje dokumenty i oświadczenia składane przez Opiekunów;
  • Nadzoruje prawidłowe wykonywanie obowiązków nałożonych na Opiekunów;
  • Nadzoruje prawidłowe wykonywanie Zasad Kontaktów z Małoletnimi i Zasad Bezpiecznego Korzystania z Internetu;
  • Prowadzi i aktualizuje dokumentację i procedury związane z ochroną Małoletnich w Spółce;
  • Przyjmuje, proceduje i przechowuje zgłoszenia o zdarzeniach zagrażających Małoletniemu, a także dokumentację związaną z tymi zgłoszeniami;
  • Udziela wsparcia Małoletniemu w przypadku zaistnienia zdarzeń zagrażającego Małoletniemu;

 

• • Nadzoruje kontakty Opiekunów z rodzicami albo opiekunami prawnymi lub faktycznymi Małoletnich;
  • Organizuje szkolenia z zakresu ochrony Małoletnich;
  • Dokonuje okresowego przeglądu i aktualizacji niniejszych Standardów Ochrony Małoletnich.

3.3.2 Obowiązki Opiekuna

• Opiekun odpowiedzialny jest za prawidłowy przebieg praktyki zawodowej, a w szczególności za bezpieczeństwo Praktykanta i zobowiązany jest do postępowania w sposób profesjonalny i odpowiedzialny, mając przede wszystkim na względzie dobro Praktykanta.
• Do obowiązków Opiekuna należy w szczególności:
  • Zapewnienie bezpiecznego i wspierającego środowiska dla Praktykanta oraz regularne monitorowanie postępów i samopoczucia w miejscu odbywania praktyki przez Praktykanta;
  • Utrzymywanie otwartej i transparentnej komunikacji z Praktykantem, a także – w zakresie ustalonym z Działem HR Spółki – z jego rodzicami albo opiekunami prawnymi lub faktycznymi;
  • Informowanie Praktykanta o jego prawach, obowiązkach, a także o procedurach zgłaszania nadużyć;
  • Udzielanie wsparcia Praktykantowi w szczególności w przypadku zaistnienia zdarzeń zagrażających Praktykantowi, a także w przypadku zaistnienia problemów lub trudności w związku z odbywaną praktyką;
  • Przestrzeganie Zasad Kontaktów z Praktykantami, a w szczególności unikanie sytuacji, które mogą być uznane jako niewłaściwe, w tym nienawiązywania z Praktykantem relacji wykraczających poza kontekst zawodowy, w szczególności relacji osobistych;
  • Przestrzeganie Zasad Bezpiecznego Korzystania z Internetu;
  • Niezwłoczne zgłaszanie wszelkich podejrzeń dotyczących zdarzeń zagrażających Praktykantowi.

 

3.3.3 Zasady Kontaktów z Małoletnimi

• Każdy Pracownik zobowiązany jest traktować Praktykanta z szacunkiem oraz uwzględniać jego godność i potrzeby.
• Każdy Pracownik zobowiązany jest do utrzymywania profesjonalnej relacji z Praktykantem i każdorazowego rozważania czy określona reakcja, komunikat lub działanie wobec Praktykanta są adekwatne do sytuacji, bezpieczne, uzasadnione i sprawiedliwe wobec innych Praktykantów.

 

 

• Wszelkie relacje z Praktykantem muszą być prowadzone na zasadzie działania dla dobra Praktykanta i w jego najlepszym interesie, w szczególności:
  • W komunikacji z Praktykantem należy zachować cierpliwość i szacunek;
  • Należy uważnie wysłuchać Praktykanta i udzielać mu odpowiedzi adekwatnych do wieku i sytuacji Praktykanta;
  • Należy zwracać się do Praktykanta po imieniu w formie przez niego preferowanej, należy respektować tożsamość i ekspresję Praktykanta;
  • Należy doceniać i szanować wkład Praktykantów w podejmowane przez nich działania;
  • Należy traktować Praktykantów równo bez względu na płeć, orientację seksualną, niepełnosprawność, status społeczny, etniczny, kulturowy, religijny i światopogląd;

• Wszelkie uwagi lub zastrzeżenia kierowane do Praktykanta winny być dokonywane w sposób kulturalny, spokojny i nie naruszający godności Praktykanta. Uwagi lub zastrzeżenia mogą odnosić się wyłącznie do kwestii merytorycznych;

• • Należy zadbać o to aby być w zasięgu wzroku lub słuchu innych Pracowników, kiedy prowadzi się aktywności z Praktykantami;
  • Wszelkie kontakty z Praktykantami winny być realizowane w taki sposób aby unikać sytuacji gdy Praktykant pozostaje w jednym pomieszczeniu tylko z jednym Pracownikiem. W przypadku zaistnienia sytuacji, w której Praktykant przebywa w jednym pomieszczeniu wyłącznie z jednym Pracownikiem, drzwi do takiego pomieszczenia powinny pozostać otwarte. W wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach, kiedy występuje konieczność przebywania z Praktykantem „sam na sam”, zawsze należy powiadomić o tym innych Pracowników oraz poinformować ich, w którym dokładnie miejscu przebywa się wraz z Praktykantem;
  • Zakazane jest nawiązywanie z Praktykantem jakichkolwiek relacji seksualnych lub intymnych ani składać Praktykantowi propozycji o nieodpowiednim charakterze. Obejmuje to także seksualne komentarze, żarty, gesty oraz udostępnianie Praktykantowi treści erotycznych i pornograficznych bez względu na ich formę;
  • Zakazane jest proponowanie Praktykantowi alkoholu, wyrobów tytoniowych ani nielegalnych substancji, jak również używanie ich w obecności Praktykanta w czasie wykonywania obowiązków służbowych lub pobytu na terenie zakładu pracy;
  • Zakazane jest utrwalanie wizerunku Praktykanta (filmowanie, nagrywanie głosu, fotografowanie) dla potrzeb prywatnych. Dotyczy to także umożliwienia osobom trzecim utrwalenia wizerunków Praktykantów, jeśli Dział HR Spółki nie został o tym poinformowany i nie wyraził na to zgody i nie uzyskano ponadto zgód rodziców lub opiekunów (prawnych lub faktycznych) Praktykantów oraz samych Praktykantów;

 

• • Zakazane jest przyjmowanie pieniędzy ani prezentów od Praktykantów, ani rodziców bądź opiekunów (prawnych lub faktycznych) Praktykantów. Nie wolno wchodzić w relacje jakiejkolwiek zależności wobec Praktykanta, a także rodziców lub opiekunów (prawnych lub faktycznych) Praktykanta, które mogłyby prowadzić do oskarżeń o nierówne traktowanie bądź czerpanie korzyści majątkowych i innych;
  • Zakazane jest stosowanie przemocy fizycznej i psychicznej w stosunku do Praktykantów. Nie wolno zawstydzać, upokarzać, lekceważyć i obrażać Praktykanta. W sytuacji gdy nie jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa należy unikać krzyku;

• Zakazane jest ujawnianie informacji wrażliwych dotyczących Praktykanta wobec osób nieuprawnionych, w tym wobec innych Praktykantów. Obejmuje to wizerunek Praktykanta, informacje o jego/jej sytuacji rodzinnej, ekonomicznej, medycznej, opiekuńczej i prawnej;

• • Zakazane jest zachowywanie się w obecności Praktykanta w sposób niestosowny. Obejmuje to używanie wulgarnych słów, gestów i żartów, czynienie obraźliwych uwag, nawiązywanie w wypowiedziach do aktywności bądź atrakcyjności seksualnej oraz wykorzystywanie wobec Praktykanta relacji władzy lub przewagi fizycznej (zastraszanie, przymuszanie, groźby);
  • Zakazane jest bicie, szturchanie, popychanie, a także w jakikolwiek sposób naruszenia integralności fizycznej Praktykanta;
  • Zakazane jest dotykanie Praktykanta w sposób, który może być uznany za nieprzyzwoity lub niestosowny;
  • Zakazane jest łaskotanie, udawanie walki z Praktykantem lub brutalne zabawy fizyczne;
  • Kontakt fizyczny z Praktykantem nigdy nie może być niejawny bądź ukrywany, wiązać się z jakąkolwiek gratyfikacją ani wynikać z relacji władzy;
  • Kontakt fizyczny z Praktykantem może odbywać się wyłącznie za jego zgodą i zgodnie z obiektywną potrzebą;
  • Należy zapewnić Praktykanta, że jeżeli czuje się niekomfortowo w jakiejś sytuacji, wobec konkretnego zachowania czy słów, może o tym powiedzieć w szczególności Opiekunowi lub udać się do Działu HR Spółki i może oczekiwać odpowiedniej reakcji i/lub pomocy;
  • Wszystkie ryzykowne sytuacje, które obejmują zauroczenie Praktykanta przez Pracownika lub Pracownika przez Praktykanta, muszą być raportowane do Działu HR Spółki;
  • Pracownik, mający kontakt z Praktykantem winien być zawsze przygotowany na wyjaśnienie swoich działań podejmowanych w stosunku do Praktykanta.

 

 

 

 

3.3.4. Zasady Bezpiecznego Korzystania z Internetu

• Za zagrożenia związane z użytkowaniem przez Praktykantów Internetu i mediów elektronicznych uznaje się:
  • dostęp do treści nielegalnych, m.in. materiałów przedstawiających seksualne wykorzystywanie małoletnich, materiały przedstawiające twardą pornografię, treści propagujące rasizm i ksenofobię, inne nielegalne treści skierowane przeciwko bezpieczeństwu małoletnich, na przykład: propagowanie lub pochwalanie zachowań o charakterze pedofilskim, materiały utrwalające wizerunek nagiej osoby lub osoby w trakcie czynności seksualnej przy użyciu przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu albo rozpowszechniane bez jej zgody, treści pornograficzne udostępniane małoletnim, uwodzenie małoletniego poniżej 15 r.ż. przez Internet, tzw. child grooming, zjawisko szantażu na tle seksualnym (określane również jako „sextortion”);
  • dostęp do treści szkodliwych i nieodpowiednich, do których zaliczane są m.in.:
    • treści obrazujące przemoc, obrażenia fizyczne,
    • treści prezentujące drastyczne sceny, śmierć, okrucieństwo wobec zwierząt,
    • treści nawołujące do podejmowania działań autodestrukcyjnych (samookaleczeń, głodzenia się, samobójstw, zażywania szkodliwych substancji, w tym środków psychoaktywnych niezidentyfikowanych jednoznacznie jako narkotyki itp.),
    • treści nawołujące do przemocy, przestępczości, radykalizacji (również sekty) i ekstremizmu,
    • patostreamy,
    • treści dyskryminacyjne
    • treści pornograficzne, etc.
  • dostęp do szkodliwych i nieodpowiednich kontaktów online oraz usług online, skutkującychm.in. presją rówieśniczą, cyberprzemocą, groomingiem, szantażem na tle seksualnym, aktywnością seksualną jako źródłem dochodu osób nieletnich, hazardem online, dostępem do reklamy niedostosowanej do wieku, dostępem do mediów społecznościowych niedostosowanych do wieku;
  • dostęp do szkodliwych i ryzykownych zachowań skutkujących m.in. podejmowaniem wyzwań online, sekstingiem, wywieraniem presji, stosowaniem przemocy z wykorzystaniem technologii informacyjnych i komunikacyjnych.
• Umożliwiając Praktykantom dostęp do Internetu w Spółce należy zablokować dostęp do treści nielegalnych, szkodliwych i nieodpowiednich. W tym celu należy:
  • ustalić zakres zabezpieczenia oraz blokowania dostępu do treści nielegalnych, szkodliwych i nieodpowiednich;
  • dokonać wyboru konkretnego oprogramowania (w tym np. oprogramowanie antywirusowe, narzędzia ochrony rodzicielskiej monitorowania aktywności użytkowników itp.);
  • zainstalować oprogramowanie zabezpieczające oraz blokujące;
  • dokonywać bieżącej aktualizacji oprogramowania zabezpieczającego lub blokującego;
  • przed dopuszczeniem urządzeń osobistych do sieci wifi Spółki, należy ustanowić sieć zamkniętą z hasłem oraz konieczność akceptacji regulaminu przed przyłączeniem urządzenia.
• Warunkiem dopuszczenia Praktykanta do korzystania z urządzeń Spółki jest zapoznanie Praktykanta z Zasadami Bezpiecznego Korzystania z Internetu.

3.4. Zasady Postępowania w Przypadku Zdarzenia Zagrażającemu Małoletniemu

3.4.1 Zgłaszanie Zdarzeń

• Każdy Pracownik, który zauważy  zdarzenie zagrażające Małoletniemu, w szczególności zauważy naruszenie Zasad Kontaktów z Małoletnimi, zobowiązany jest zgłosić ten fakt do Działu HR Spółki
• Każdy Praktykant przed rozpoczęciem praktyki musi zostać poinformowany o treści Zasad Kontaktów z Małoletnimi, Zasad Bezpiecznego Korzystania z Internetu oraz możliwości zgłaszania naruszeń zarówno Opiekunowi, jak też bezpośrednio do Działu HR Spółki.

3.4.2. Postępowanie w przypadku zgłoszenia zdarzenia

• Po otrzymaniu zgłoszenia, Dział HR Spółki przeprowadza wstępną ocenę sytuacji, aby określić, czy istnieją podstawy do uznania, że istnieje prawdopodobieństwo zaistnienia zdarzenia zagrażającego Małoletniemu. Przeprowadzając wstępną ocenę Dział HR Spółki jest uprawniony do:
  • odebrania ustnych lub pisemnych wyjaśnień od Praktykantów a także odbierania ustnych lub pisemnych wyjaśnień od Pracowników;
  • dostępu do pomieszczeń i obiektów w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów;
  • dostępu i przetwarzania danych z oficjalnego monitoringu wizyjnego
• W przypadku uznania, że istnieje prawdopodobieństwo zaistnienia zdarzenia zagrażającego Małoletniemu Dział HR Spółki udziela wparcia Małoletniemu poprzez:
  • zadbanie o jego bezpieczeństwo, np. odizolowanie sprawców krzywdzenia;
  • zadbanie o jego dobrostan małoletniego i zajęcie się jego bieżącymi potrzebami;
  • we współpracy z dyrekcją szkoły, która skierowała Małoletniego na praktyki w Spółce, monitorowanie wsparcia udzielanego temu Małoletniemu, a w razie potrzeby powiadomienie instytucji państwowych lub samorządowych – do których zadań należy udzielanie wsparcia małoletnim – o potrzebie udzielenia wsparcia temu Małoletniemu.

• W przypadku uznania, że istnieje prawdopodobieństwo zaistnienia zdarzenia zagrażającego Małoletniemu Dział HR Spółki powiadamia Zarząd Spółki i organizuje spotkanie z Pracownikiem, którego dotyczy zgłoszenie, celem wyjaśnienia sytuacji. Przebieg spotkania jest protokołowany.
• Do czasu wyjaśnienia sprawy, Pracownik, podejrzewany o krzywdzenie Małoletniego, będące czynem zabronionym w rozumieniu prawa polskiego, zostaje odsunięty od wszelkich form kontaktu nie tylko z pokrzywdzonym, ale także z pozostałymi Małoletnimi.
• W przypadku podejrzenia przestępstwa, Spółka dokonuje stosownego zgłoszenia na Policję lub prokuraturę. W pozostałych sytuacjach podejmuje się działania dyscyplinarne zgodnie z przepisami prawa i zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.

 

• W przypadku gdy Pracownik dopuścił się wobec Małoletniego krzywdzenia niebędącego przestępstwem (np. krzyk, wykluczanie, poniżanie), należy zbadać wszystkie okoliczności sprawy, w szczególności wysłuchać osobę podejrzewaną o krzywdzenie Małoletniego oraz innych świadków zdarzenia. W sytuacji gdy naruszenie dobra Małoletniego jest znaczne, w szczególności gdy doszło do dyskryminacji lub naruszenia godności Małoletniego, należy rozważyć podjęcie stosownych działań dyscyplinarnych (w tym rozwiązanie umowy z Pracownikiem, który dopuścił się krzywdzenia) i przedstawić odpowiednie rekomendacje Zarządowi Spółki.
• Dokumentacja związana z postępowaniem prowadzonym w wyniku zgłoszenia zdarzenia przechowywana jest w Dziale HR Spółki.

3.4.3. Zapobieganie Przyszłym Naruszeniom

• Dział HR Asta Logistics Sp. z o. o. raz na 2 lata przeprowadza wśród Pracowników ewaluację stanu znajomości i przestrzegania niniejszych Standardów oraz potrzeby wprowadzenia zmian w tych standardach.
• Osobna ewaluacja stanu znajomości i przestrzegania niniejszych Standardów oraz potrzeby wprowadzenia zmian w tych standardach może być przeprowadzana wśród Małoletnich i Opiekunów.
• Na podstawie ewaluacji oraz oceny zgodności standardów z obowiązującymi przepisami prawnymi, mając na względzie dotychczas zgłaszane naruszenia, Dział HR Asta-Net S.A., sporządza raport, który przekazuje Zarządowi Spółki. Część raportu stanowi ocena znajomości standardów przez Pracowników, zestawienie zgłaszanych naruszeń standardów ochrony małoletnich oraz propozycje zmian.
• Jeśli na podstawie raportu zostanie ustalone, że stopień znajomości standardów ochrony Małoletnich jest niewystarczający, Dział HR Asta Logistics Sp. z o. o.ma obowiązek przeprowadzić szkolenie uzupełniające z zakresu standardów ochrony Małoletnich dla Pracowników.

4. Kontakt

Wszelkie pytania i zgłoszenia dotyczące ochrony małoletnich należy kierować do Działu HR pod numerem telefonu 795419558 lub na adres e-mail kadry@asta-net.pl

5. Niniejszej Standardy udostępnia się wszystkim Pracownikom, Praktykantom, a także – na żądanie – rodzicom, opiekunom prawnym lub faktycznym Praktykantów. Co do zasady niniejsze Standardy udostępnia się w formie elektronicznej.